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Vixon Falar com o Paulo

IA para Administrativo

O dia não precisa sumir no e-mail.

Caixa de entrada, mensagens, reuniões e cotações engolem o dia de quem faz o backoffice. O programa devolve esse tempo com rotinas simples e visíveis já na primeira semana.

Montar o programa deste time Ver os ganhos da primeira semana

Para quem

Times do administrativo que já sentem o problema

  • Secretariado executivo
  • Compras administrativas
  • Facilities
  • Backoffice e documentos

O que costuma aparecer na primeira conversa

  • O dia some entre e-mail, mensagens e agenda.
  • A ata sai dias depois, e ninguém faz o combinado.
  • Fornecedor que não responde à cotação.
  • Três versões do mesmo contrato e o documento que ninguém acha.
  • A mesma pergunta interna todo dia: como eu peço isso?

Os números da área

  • 117

    e-mails e 153 mensagens no Teams por dia, em média, por trabalhador do conhecimento.

    Microsoft Work Trend Index, 2025
  • 24 min

    por dia economizados só em redação de documentos, no maior teste público de IA no trabalho.

    Governo do Reino Unido, 2024

Quick wins da primeira semana

O que o time já faz com IA logo depois do primeiro treinamento

Cada rotina é treinada com o material real do time. O pedido abaixo é um exemplo; no programa, cada um sai com os seus prontos e testados.

  1. Ata com pendências

    Decisões, pendências com responsável e prazo, e riscos, logo depois da reunião.

    Exemplo de pedido
    A partir desta transcrição, gere a ata com decisões, pendências (responsável e prazo) e riscos, em no máximo uma página.

  2. Mapa de cotações

    Três propostas viram uma tabela de preço, prazo, garantia, condições e riscos.

    Exemplo de pedido
    Compare estas três propostas em uma tabela de preço, prazo, garantia e condições de pagamento, e diga o que falta em cada uma.

  3. Caixa de entrada triada

    Mensagens priorizadas e rascunhos de resposta prontos para revisar.

    Exemplo de pedido
    Classifique estes e-mails em responder hoje, delegar e arquivar, e escreva o rascunho dos que precisam de resposta.

  4. Procedimento a partir do jeito atual

    O procedimento é escrito a partir da descrição, ou do áudio, de quem já faz.

    Exemplo de pedido
    Transforme este áudio transcrito em um procedimento numerado, com responsável, sistema usado e exceções.

Cuidados da área

O que o treinamento deixa claro desde o primeiro dia

  • Gravar e transcrever reuniões exige avisar os participantes e base legal pela LGPD.
  • Pautas de diretoria e conselho podem ter informação privilegiada: ficam fora de ferramentas não aprovadas.
  • A IA compara cotações, mas quem escolhe o fornecedor é a pessoa, dentro das alçadas.
  • Resumo de contrato não substitui revisão jurídica.

O que medimos

Antes e depois, com o número do próprio time

No mapeamento da semana 0 registramos o ponto de partida. No dia 90, o relatório de adoção mostra o que mudou.

  • Tempo para emitir a ata
  • Pendências concluídas no prazo
  • Ciclo de compra
  • Horas por semana em e-mail
  • Perguntas internas repetidas

Depois do treinamento

O que dá para automatizar quando o time já domina a IA

Com as rotinas manuais funcionando, algumas tarefas podem rodar sozinhas, com uma pessoa revisando o resultado. Não faz parte do programa: são possibilidades para o time avaliar depois, com o processo já entendido.

  • Ata vira tarefa

    Pendências da reunião caem direto no Planner, Asana ou Jira.

  • Assistente de políticas

    Base de conhecimento interna que responde "como eu peço isso" no Teams ou WhatsApp.

  • Compra de ponta a ponta

    A solicitação vira pedido e o fornecedor é cobrado automaticamente.

  • Alertas de contratos

    Cláusulas extraídas e aviso antes de vencer ou reajustar.

Como funciona

Implantação Medida: mapear, treinar, acompanhar e medir

  1. Mapear

    Antes do primeiro encontro, uma conversa com cada área levanta as tarefas repetitivas, os documentos que mais circulam, as ferramentas liberadas e o que não pode sair da empresa.

  2. Treinar

    Encontros práticos com o material real do time. Ninguém sai com teoria: cada pessoa sai com pelo menos uma rotina própria funcionando.

  3. Acompanhar

    Noventa dias de encontros regulares e grupo no WhatsApp. É nessa fase que a adoção acontece, porque as dúvidas aparecem no trabalho de verdade.

  4. Medir

    Horas economizadas por pessoa, rotinas em produção e frequência de uso, levantadas no início e no fim. O relatório vai para a diretoria.

Programas

Um diagnóstico e dois programas de noventa dias

Comece pelo diagnóstico, ou vá direto a um dos programas de 90 dias: treinamento prático no começo e acompanhamento até a IA fazer parte da rotina.

Porta de entrada

Diagnóstico de IA

Duas horas de entrevista com o responsável pela área ou com a gestão da empresa, e um plano de treinamento pronto para aprovar.

R$4.500

  • 2 horas de entrevista com o responsável pela área ou com a gestão, remotas
  • Mapa das rotinas da área onde a IA economiza mais horas, em ordem de prioridade
  • Riscos e cuidados da área: dados sensíveis, sigilo, LGPD e o que não pode entrar em ferramenta de IA
  • Plano de treinamento: quem participa, conteúdo, formato e cronograma dos 90 dias
  • Recomendação do programa que faz sentido, com o investimento
  • Valor 100% abatido do programa se ele for contratado em até 30 dias
Quero o diagnóstico

Programa Equipe

Um time de até 4 pessoas de uma mesma área

R$18.000por programa

+ R$2.000 por pessoa acima de 4

Treinamento

  • 2 treinamentos práticos de 2 horas, ao vivo pelo Google Meet
  • Gravações dos dois encontros para o time rever e para quem entrar depois
  • Exercícios com os documentos, planilhas e rotinas reais do time

Acompanhamento

  • 90 dias de acompanhamento
  • Encontros de 1 hora para dúvidas e mentoria: semanais no primeiro mês, quinzenais no segundo e no terceiro
  • Grupo de WhatsApp com o Paulo durante todo o programa
Quero o Programa Equipe

Programa Corporativo

Times de até 8 pessoas, de até duas áreas

R$30.000por programa

+ R$4.000 por pessoa acima de 8

Treinamento

  • 4 treinamentos de 2 horas, remotos, ou 1 dia inteiro (8 horas) presencial na empresa
  • Gravações dos encontros remotos
  • Trilhas separadas por área, com o material real de cada time

Acompanhamento

  • 90 dias de acompanhamento da adoção
  • Encontro semanal de 1 a 2 horas para mentoria e dúvidas
  • Grupo de WhatsApp com o Paulo durante todo o programa
  • Relatório de adoção para a diretoria no fim do programa
Quero o Programa Corporativo
  • No formato presencial, deslocamento, hospedagem e alimentação ficam por conta da empresa.
  • Mais de duas áreas ou mais de 16 pessoas: montamos um programa sob medida.
  • A empresa escolhe a ferramenta: ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot ou o que já tiver contratado. O treinamento é neutro.
  • Nota fiscal de serviço emitida pela Vixon.

Perguntas

Perguntas sobre IA no time do administrativo

É trabalho operacional, precisa mesmo de treinamento?

É onde o ganho aparece mais rápido. Atas, e-mails e cotações são as tarefas em que a IA mais economiza tempo nos estudos públicos, e o resultado é visível para toda a empresa.

Qual ferramenta de IA vocês ensinam?

A que a empresa já usa ou pretende contratar: ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot ou ferramentas específicas da área. O treinamento é neutro. Se a empresa ainda não escolheu, o mapeamento inicial ajuda nessa decisão.

Como fica a confidencialidade dos dados?

É o primeiro assunto do programa. Cada área sai com uma política de uso de IA em uma página: o que pode entrar num prompt, o que nunca entra, quais ferramentas estão aprovadas e onde a revisão humana é obrigatória. Assinamos acordo de confidencialidade quando a empresa pede.

Outras áreas

Vamos treinar o time do administrativo

Conte quantas pessoas e quais rotinas mais pesam hoje. Na primeira conversa a gente define o formato e o que será medido.

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